Mail Merge教學影片

這段短片教大家Step by Step用Mail Merge
預覽Preview重覆如何處理?

按下圖收看教學影片:

以下為影片內容全文:

大家好,Excel爸打今天會教大家使用Mail Merge function及預覽時出現重複情況的處理方法。

先說說Excel裏的data。我做了兩個columns:Name和Telephone,總共有14個records。Name一欄我輸入了A、B、C、D、E直到N。Telephone一欄則輸入了11111111、22222222、33333333直到14,共有14個records。然後我開Word,在「郵件」下點選「啟動合併列印」,「逐步合併列印精靈」。這樣便能step by step地用Mail Merge。

然後點選這個「標籤」,即是製作一個label。去「下一步」,在「標籤選項」處選用「A4 size / 12 labels」格式。這裏便會出現——讓我用框線框起它們給您們看。有兩個columns,六個rows,總共製作了12個labels在這。然後去下一頁,這裏點選「瀏覽」,選取放data的file,即是這個。

點選第一個Worksheet,即data的Worksheet。這裏並不需要filter。這裏便會出現第一個label。我這就去「下一步:安排標籤」。點選這裏的「其他項目」。第一個是Name,「插入」。然後第二個位這裏則點選這個「Telephone」。這樣便做好第一個label了。

若我想將這東西全部apply到12個labels中。只需按「更新所有標籤」,就能全部自動apply進去了。如此便基本上完成,可以去「預覽標籤」。

您會看到第一個label是A,即名字,電話則是11111111。第二個label B是22222222,第三就是C 33333333,看上去都挺正常的。去到K第11,L是12。那我預期第13、14是在下一頁的。但在我預覽並按這個箭咀去下一頁時,卻又會看到B 22222222﹑C 33333333、D 44444444,而沒了13、14。

遇到這種情況,我們通常會不知如何處理,呆在當場。當您按下一步去第三頁,同樣回到C 33333333、D 44444444這樣,是重複的。遇到這種情況,我們應該如何處理呢?

其實很簡單,就是不要理會這個預覽。而是直接按這個「完成合併」。然後點選這個「編輯個別標籤」,即是output。點選「全部」。這就是結果,即是generate出來的output。

您會看到A 11111111﹑B 22222222。第一頁是去到11、12,下一頁則是M 13和N 14這兩個資料,是沒有重複的。總共只有兩頁而已。因此總結是,您不用理會那個預覽(您可能會感到被騙了)。那您只需直接輸出這個file就可以完成的了。

好,今天便跟大家分享到這裏。

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